#開會真的有必要嗎？
在我以前上班的公司有一個「約定成俗」的規矩。每當主管號召開會的時候，所有人都會主動站起來，移動到一個沒有椅子的地方開始開會，就是所謂的 #站立會議（Stand-up meeting）。
站著開會因為沒有坐著舒服，所以大家為了想要在腿痠前回到位子上坐下，都會想辦法把事情交代清楚，不會拖慢進度，更不會遲到。
除非是很複雜的問題，否則每場「站立會議」耗時很少超過30分鐘。
簡單來說，站著開會塑造的「壓迫感」促使我們想辦法儘快把事情交代好。而為了避免再次召開會議耽誤大家的事情，我們學會了 #快而準 的表達方法，確保即使開會節奏很快，問題還是可以被妥善解決。
當時放眼望去，公司其他部門的會議動不動就是1、2個小時起跳。有時候甚至會不小心看到有些同事聽著聽著都打瞌睡了😂。難怪很多人都在質疑開會的重要性。
老實說，在我剛創立公司初期，我也非常質疑開會的重要性與其必要性。總覺得如果有問題的話，應該直接找當事人解決就好，不一定要召開會議。總覺得開會很浪費時間，而且不一定有效果。
但如果你現在問我，#開會真的有必要嗎？
在我看來，是有必要的。
早前因為公司業務越來越多，加上疫情關係，大家見面的次數開始越來越少，我開始意識到開會的必要。因為大家需要一個溝通的管道，才能互相了解彼此之間在做些什麼，甚至可以避免一些不必要的誤會。
⏲️現在我幾乎每天都會有2到3個會議，巔峰時期甚至每隔1小時就會有一場會議。而為了讓會議更高效，我也從書中參考了一些好方法，目前使用過都覺得很有效。#這裡特別跟你分享：
1⃣️首先是解決遲到的方法。開會遲到，相信是讓很多人感到困擾的問題。有時候當我們意識到團體裡有人一定會遲到的時候，自己就會心想反正別人會遲到，那我也不要太準時好了，因此也會「刻意」遲到。
但即使是遲到個1、2分鐘，其實也會對那些習慣準時的人不公平，進而導致大家都越來越討厭開會。
這裡推薦你一個好方法，就是建立 #賞罰機制。如果遲到的話，大家可以規定他做一些事情當作懲罰。千萬不要覺得「賞罰機制」很幼稚或無趣，其實真的非常有效！
像我們公司的話，我規定只要開會遲到1分鐘，#就要被罰站。遲到5分鐘的話就要扣 #OKR分數，簡單來說就是直接影響他的工作總評分，而最終也會影響他年終獎金得到的金額。
很多時候我們之所以會遲到，是因為遲到比準時容易很多，加上當我們不清楚究竟遲到會為我們帶來什麼壞處，因此常常會忍不住遲到。
而當我們把「遲到」和個人利益有所掛勾的時候，只要犯錯就要付出代價，我們就可以清楚知道遲到帶來的壞處，也會想辦法改善。
其實不只是遲到，如果你今天想要改善什麼壞習慣，我也非常鼓勵你嘗試看看設立「賞罰機制」，相信會對你有所幫助，畢竟針扎到自己的肉才會感到痛！
2⃣️第二，提早5分鐘開始會議。我們常常在開會前都忙著處理其他事情，然後再匆匆忙忙進入會議室開始開會。但通常我們很難一下就從某些工作上快速抽身，這使得我們即使人在會議室，心還是掛在剛剛處理的事情上，思緒非常混亂，無法專心。
建議可以提早5分鐘開始會議，不一定要馬上進入正題，而是讓進來的人可以先沈澱心情，同時可以再回顧一下今天的開會流程，更快進入狀態，這樣才能確保開會的效率和成效。
📒如果可以的話，建議會議主持人提早一天擬定會議流程，讓大家可以先消化內容，做好準備，甚至可以自己思考有沒有什麼意見可以提出。
自從我開始施行以上這些方法了之後，會議的效率確實都越來越好了。每次開會機會不會有人遲到，大家都能夠高度投入。
開一場好的會議跟做很多事情一樣，都需要「下足苦工」。如果你覺得開會壞處多過好處的話，那或許你可以嘗試這些小秘訣，相信可以幫助你對開會「改觀」喔！
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